HỌC PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Học phần này cung cấp bức tranh toàn cảnh về ngành tổ chức sự kiện ở
Việt Nam, giúp học viên giải đáp những thắc mắc chung vể công việc
và con đường phát triển sự nghiệp. Đặc biệt, học viên sẽ hiểu cách
vận hành của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Bài 1: Tổng quan về ngành tổ chức sự kiện
⚫ Giới
thiệu những cột mốc quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt
Nam và phân tích những ảnh hưởng đến tình hình hiện tại
⚫ Làm rõ
những ‘ảo tưởng' (Myths) về ngành tổ chức sự kiện để có những quyết
định sáng suốt về nghề nghiệp
⚫ Hiểu
các thuật ngữ phổ biến trong ngành tổ chức sự kiện
⚫ Phân
tích truyền thông truyền thống (Above the line - ATL) và truyền
thông trải nghiệm (Below the line - BTL), tầm ảnh hưởng của sự kiện
đến chiến lược truyền thông tích hợp
⚫ Phân
tích những hiểu sai về công việc tổ chức sự kiện
⚫ Phân
tích kỹ năng và tố chất cần có để phát triển sự nghiệp trong ngành
tổ chức sự kiện
⚫ Giao đề tốt nghiệp
HỌC PHẦN 2: QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Một sự kiện thành công hay không phụ thuộc vào mức
độ phối hợp ăn ý của các bộ phận trong team. Học phần này giúp học
viên thấu hiểu đặc trưng công việc của từng bộ phận, từ đó, đưa ra
cách quản lý thích hợp. Đồng thời, người học được tiếp cận cách
quản lý người nổi tiếng, thí sinh và fan trong các sự kiện thực tế
- điều mà không phải người làm event nào cũng có thể thực hiện.
Bài 2: Những đơn vị (Key players) và đối tượng (Key stakeholder) hoạt động sự kiện
Những đơn vị (Key players)
⚫ Phân tích chi tiết 6 phòng ban chính trong mô hình từ hoạch định đến triển khai sự kiện
⚫ Hiểu về
vai trò công việc của từng phòng ban
⚫ Khám
phá và phân tích 22 loại hình sự kiện, nêu bật những yếu tố quan
trọng trong khâu tổ chức của từng loại sự kiện
⚫ Nhận
biết 7 nhóm công ty tổ chức sự kiện chuyên biệt và giới thiệu những
tên tuổi lớn trong ngành
Những đối tượng chính (Key stakeholder)
⚫ Thấu hiểu về người nổi tiếng, diễn viên, thí sinh và fan
⚫ Nắm bắt cách làm việc với người nổi tiếng: Từ thương lượng, đến phối hợp ăn ý trước/ trong/ và sau sự kiện
⚫ Quản lý thí sinh trong các cuộc thi sắc đẹp hoặc tìm kiếm tài năng ở Việt Nam
⚫ Thấu hiểu các phương pháp quản lý, phối hợp và khai thác sức mạnh của fan
⚫ Thực hành tìm kiếm những stakeholder
Bài 3: Quản trị đội nhóm
⚫ Hiểu
sâu sắc về mô tả công việc của tất cả những vị trí trong từng phòng
ban, từng cấp bậc kể cả freelancer
⚫ Hiểu
các thuật ngữ trong ngành sự kiện
⚫ Biết
cách điều phối các phòng ban để tổ chức sự kiện thành công
⚫ Phân
tích vào thảo luận về bài thực hành tìm kiếm stakeholder
HỌC PHẦN 3: QUẢN LÝ ĐỊA ĐIỂM
Địa điểm (Venue) giữ vai trò quan trọng không kém
trong sự thành công của một sự kiện. Do đó, học phần này tập trung
vào cách chọn địa điểm cũng như các bước để khảo sát địa điểm nhằm
mang đến sự chuẩn bị tốt nhất cho mỗi sự kiện. Đặc biệt, học viên
được trực tiếp khảo sát địa điểm thực tế trong phần bài tập thực
hành.
Bài 4: Giới thiệu về địa điểm
⚫ Phân
biệt hiện trường (Site) và địa điểm (Venue)
⚫ Tìm
hiểu sự khác biệt về yêu cầu địa điểm cho sự kiện có mái che
(Indoor) và không có mái che (Outdoor)
⚫ Nhận
biết tầm quan trọng và quy trình khảo sát địa điểm
Bài 5: Khảo sát địa điểm
⚫ Nắm bắt
những điều cần làm và những điều nên tránh (Do and don't))
⚫ Biết
cách thiết lập biểu mẫu khảo sát địa điểm (Site check form) và hiểu
từng hạng mục trong biểu mẫu
⚫ Hiểu
những lưu ý khi tiến hành khảo sát và phương thức sắp đặt, bố trí
địa điểm theo những yêu cầu đặc biệt
⚫ Thực
hành khảo sát địa điểm thực tế
Bài 6: Hệ thống kỹ thuật tại địa điểm
⚫ Học
viên trình bày theo nhóm kết quả khảo sát địa điểm và nhận phản hồi
từ giảng viên
⚫ Khám
phá cách thức đánh giá chất lượng hệ thống âm thanh - ánh sáng -
màn hình tại địa điểm khảo sát và sự cần thiết phải bổ sung thiết
bị từ bên ngoài
HỌC PHẦN 4: BẢN KẾ HOẠCH SỰ KIỆN (EVENT PROPOSAL)
Lập bản kế hoạch sự kiện là phần quan trọng
nhất trong công việc của người làm sự kiện. Sau 4 buổi học, học
viên được rèn luyện cách xây dựng bản kế hoạch sự kiện (Event
proposal) hoàn chỉnh và quan trọng nhất là biết cách phát triển
ý tưởng sự kiện (Event concept), mang thông điệp thương hiệu
như mong đợi của khách hàng.
Bài 7: Cấu trúc bản kế hoạch sự kiện
⚫ Nắm
bắt khái niệm bản kế hoạch sự kiện và tiêu chí đánh giá chất
lượng của bản kế hoạch
⚫ Tìm
hiểu sâu về cấu trúc bản kế hoạch sự kiện
⚫
Thấu hiểu về quy trình viết bản kế hoạch sự kiện
Bài 8: Các bước phát triển ý tưởng sự kiện
⚫
Phát triển chiến lược và ý tưởng chủ đạo cho sự kiện
⚫ Nắm
bắt cách truyền tải thông điệp và tinh thần của thương hiệu vào
ý tưởng sự kiện
⚫ Tìm
hiểu kỹ thuật và những yêu cầu của brainstorm
⚫
Thực hành phát triển ý tưởng sự kiện
Bài 9: Thuyết trình bản kế hoạch sự kiện
⚫
Thực hành thuyết trình bản kế hoạch sự kiện
HỌC PHẦN 5: QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ
Ước tính chi phí và dự kiến tiến độ là các
bước không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự
kiện. Ở học phần này, học viên học cách quản lý chi phí và thời
gian hiệu quả để cân đối giữa yêu cầu khách hàng và nguồn lực
nội tại.
Bài 10: Cơ cấu chi phí
⚫
Thông hiểu về cơ cấu chi phí
⚫
Hiểu các thuật ngữ về chi phí
⚫ Nắm
bắt kỹ thuật xây dựng bản báo giá
⚫
Thực hành xây dựng bản báo giá
Bài 11: Quản lý tiến độ
⚫ Xác
định các hạng mục công việc chính, từ đó sắp xếp tiến độ hoàn
thành dự án dựa trên tính chất của từng sự kiện
⚫ Làm
quen với các biểu mẫu (Template) phân công công việc phổ biến
cho những sự kiện lớn
⚫
Thực hành xây dựng bản quản lý tiến độ
HỌC PHẦN 6: QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN (EVENT FLOW)
Quản lý diễn biến sự kiện là phần cốt lõi
trong tổ chức sự kiện. Học phần này giúp học viên lên kịch bản chi tiết cho sự kiện, từ điều phối các yếu tố trên sân khấu ( m thanh, ánh sáng) tới những hoạt động diễn ra phía sau sân khấu (Nhóm biểu diễn, phục trang...).
Bài 12: Quy trình diễn biến sự kiện
⚫
Phân biệt các loại sự kiện
⚫
Hoạch định lịch trình sự kiện (Agenda) cho từng loại sự kiện
⚫
Nắm vững phương thức quản lý các hoạt động sau sân khấu (Diễn viên, phòng hoá trang, trang phục, chăm sóc VIP…)
Bài 13: Quản lý sân khấu
⚫ Nắm vững phương thức quản lý các yếu tố ảnh hưởng đến chương trình diễn ra trên sân khấu (Âm thanh, ánh sáng, nhạc nền, không gian…)
⚫ Trải nghiệm những thử nghiệm, mô phỏng âm thanh ánh sáng
HỌC PHẦN 7: QUẢN LÝ THIẾT KẾ VÀ SẢN XUẤT
Công việc thiết kế và sản xuất trong sự kiện tưởng
dễ mà khó, đặc biệt là phải đảm bảo thông điệp và tinh thần của
thương hiệu được truyền tải nhất quán. Nhiệm vụ này đòi hỏi ở người
làm sự tỉ mỉ và cẩn trọng đến từng chi tiết. Chính vì vậy, học phần
này đi sâu vào các bước cụ thể của việc quản lý thiết kế, sản xuất,
set-up sự kiện, nhằm giảm thiểu tối đa sai sót để sự kiện được diễn
ra hoàn hảo.
Bài 14: Quản lý thiết kế và sản xuất trước khi chính thức nhận được dự án
⚫ Nắm bắt
cách quản lý đội ngũ thiết kế trong việc tuân thủ ý tưởng sự kiện
dựa trên bản định hướng công việc (Brief) và những mẫu tham khảo
⚫ Hiểu
quy trình truyền đạt (Briefing) đến đội ngũ thiết kế
⚫ Nắm vững nguyên tắc phối hợp làm việc cùng đội ngũ thiết kế và sản xuất
Bài 15: Quản lý thiết kế, sản xuất, lắp đặt và dàn dựng sau khi chính thức nhận được dự án
⚫ Theo
dõi và quản lý chất lượng sản xuất dựa theo mẫu thiết kế và tuân
thủ theo các qui định và đảm bảo tiến độ (Chất liệu, bản vẽ kỹ
thuật, duyệt bản thử màu…)
⚫ Hiểu
quy trình làm việc với bên sản xuất và các đơn vị thứ 3 (3rd party)
⚫ Đảm bảo việc lắp đặt và dàn dựng, tập dượt tuân theo kịch bản từ sân khấu đến hậu đài
⚫ Hiểu quy trình điều phối toàn bộ đội ngũ tổ chức sự kiện
HỌC PHẦN 8: THUYẾT TRÌNH CUỐI KHÓA
Bài 16: Tổng duyệt
⚫ Kết nối các
kiến thức đã học để có cái nhìn toàn cảnh về tổ chức sự kiện
⚫ Tập luyện
thuyết trình
⚫ Tiếp nhận
đóng góp và ý kiến từ giảng viên
Bài 17: Thuyết trình cuối khoá
⚫ Trình bày
bản kế hoạch sự kiện cho một sản phẩm cụ thể